英語パンダ
純ジャパ独学でTOEIC満点取得。 独学勉強法にはこだわりを持ち、大学受験では偏差値40から有名大学へ自力合格。 大学卒業後、某上場企業へ入社し、海外駐在を経て子会社代表に30代で就任。
その他

英語ビジネスメールで初めての相手に好印象を与える20のコツ

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こんにちは!ビジネスの世界で英語メールを使う機会が増えている中、初めての相手とのやり取りに悩んでいませんか?第一印象は大切ですが、会ったこともない相手に英語でメールを書くのは勇気がいるものです。

しかし、適切な書き出しや自己紹介、丁寧な語調を心がければ、初めての相手でも好印象を与えられるはずです。そこで今回は、英語メールで初めての相手に好印象を与える20のコツをご紹介します。これを読めば、あなたも自信を持って英語メールが書けるようになりますよ!

1. 件名は明確かつ簡潔に

件名は、メールの内容を簡潔に伝えるものでなければなりません。特に初めての相手の場合、件名だけで内容を推測してもらう必要があります。

  • 【良い例】 “Introduction from [Your Name] at [Company Name]”
  • [Company Name]の[Your Name]です。はじめまして。
  • 【悪い例】 “Hello”
  • こんにちは

2. 適切な挨拶で始める

メールの冒頭では、時間帯に応じた適切な挨拶を使いましょう。初めての相手には、フォーマルな挨拶が好印象です。

  • Dear [Name],
  • [Name]様
  • Good morning/afternoon/evening,
  • おはようございます/こんにちは/こんばんは

3. 自己紹介を忘れずに

初めての相手には、簡単な自己紹介が必要です。所属や役職、メールを送る目的を明確に伝えましょう。

  • My name is [Your Name], and I am a [job title] at [Company Name].
  • 私は[Company Name]の[job title]、[Your Name]と申します。
  • I am writing to you regarding [purpose of your email].
  • [purpose of your email]について、お送りしております。

4. 相手の時間を尊重する

初めての相手に長いメールを送るのは避けましょう。相手の時間を尊重し、用件は簡潔に伝えるようにします。

  • I understand that you have a busy schedule, so I will keep this brief.
  • お忙しい中恐縮ですが、手短にご説明させていただきます。

5. 丁寧な語調を心がける

初めての相手には、丁寧な語調が欠かせません。カジュアルな表現は避け、フォーマルな語調を使いましょう。

  • 【フォーマル】 “I would greatly appreciate it if you could…”
  • …していただけますと幸いです。
  • 【カジュアル】 “Can you…”
  • …してくれる?

6. 具体的なアクションを提案する

メールの最後には、次のステップを明確に提案しましょう。曖昧な表現は避け、具体的なアクションを求めます。

  • Please let me know if you have any questions or would like to schedule a call to discuss further.
  • ご質問やご相談がございましたら、お気軽にお知らせください。

7. 締めの挨拶とお礼を忘れずに

メールの最後は、締めの挨拶とお礼を添えましょう。相手の時間と関心に感謝の意を示すことが大切です。

  • Thank you for your time and consideration.
  • お忙しい中、ご確認いただきありがとうございます。
  • Best regards,
  • 敬具
  • [Your Name]
  • [あなたの名前]

8. 返信メールにも気を配る

初めての相手からの返信メールにも、丁寧な対応が求められます。返信が遅れた場合は、冒頭で謝罪しましょう。

  • Thank you for your prompt response.
  • 迅速なご返信ありがとうございます。
  • I apologize for my delayed reply.
  • 返信が遅くなり、申し訳ございません。

9. 社内メールでも礼儀正しく

社内メールでも、初めての相手には礼儀正しい対応が必要です。上司や先輩には、特に丁寧な語調を心がけましょう。

  • I hope this email finds you well.
  • ご連絡が届いておりますことを願っております。

10. カジュアルな表現は慎重に

初めての相手には、カジュアルな表現は控えめにしましょう。親しみやすさを演出したい場合でも、過度なフレンドリーさは避けます。

  • 【カジュアル】 Hi [First Name],
  • やあ、[名]。
  • 【フォーマル】 Dear [Full Name],
  • [フルネーム]様

11. 自己紹介は簡潔に

はじめましての自己紹介は、簡潔にまとめましょう。長すぎる自己紹介は、相手の負担になります。

  • I am a [job title] at [Company Name], responsible for [key responsibilities].
  • 私は[Company Name]の[job title]で、[key responsibilities]を担当しています。

12. 共通点を見つける

初めての相手と共通点を見つけることで、親近感を持ってもらえます。相手の経歴や関心事に言及してみましょう。

  • I noticed that you also attended [University Name]. I graduated from there in [Year].
  • あなたも[University Name]の出身だとお見受けしました。私は[Year]年に卒業しました。

13. 相手の業績を称賛する

初めての相手の業績や実績を称賛することで、好感を持ってもらえます。ただし、おべっかにならないよう、誠実さを忘れずに。

  • I read your article on [topic] in [publication]. It provided great insights into [key takeaway].
  • [publication]であなたの[topic]に関する記事を拝見しました。[key takeaway]について示唆に富んだ内容でした。

14. 参考資料を添付する

初めての相手に詳細な情報を伝えたい場合は、参考資料を添付しましょう。ただし、大容量のファイルは避けます。

  • Please find attached a brief overview of our services for your reference.
  • 参考までに、当社のサービス概要を添付しております。

15. フォローアップを忘れずに

初めての相手とのやり取りでは、フォローアップが大切です。数日後に再度連絡を取り、進捗を確認しましょう。

  • I wanted to follow up on my previous email regarding [topic]. Please let me know if you have any updates or require further information.
  • [topic]に関して先日お送りしたメールのフォローアップです。進捗がございましたらお知らせください。また、追加情報が必要な場合もお申し付けください。

16. 相手の立場に立って考える

初めての相手に連絡する際は、相手の立場に立って考えましょう。相手にとってのメリットを強調することが大切です。

  • I believe our solution could help your team achieve [specific goal] more efficiently.
  • 私どものソリューションは、御社のチームが[specific goal]をより効率的に達成するのに役立つと考えております。

17. 期限を明確にする

初めての相手に依頼事項がある場合は、期限を明確に伝えましょう。曖昧な表現は避け、具体的な日時を示します。

  • If possible, please provide your feedback by [date] so that we can proceed with the next steps in a timely manner.
  • 可能であれば、[date]までにご意見をお聞かせください。それにより、次のステップにタイムリーに進むことができます。

18. 丁寧な口調をキープする

初めての相手とのやり取りでは、最後まで丁寧な口調をキープしましょう。フレンドリーになりすぎないよう注意します。

  • Once again, thank you for considering our proposal. Please do not hesitate to contact me if you have any further questions.
  • 改めて、私どもの提案をご検討いただきありがとうございます。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

19. 件名は要点を押さえる

初めての相手に送るメールの件名は、要点を押さえたものにしましょう。冗長な件名は避け、簡潔明瞭を心がけます。

  • 【良い例】 Meeting Request: Discussing Collaboration Opportunities
  • 会議のご依頼:協業の可能性について
  • 【悪い例】 Hello from [Your Name] at [Company Name]
  • [Company Name]の[Your Name]からごあいさつ

20. 署名はプロフェッショナルに

初めての相手へのメールの署名は、プロフェッショナルなものにしましょう。肩書や連絡先を明記し、会社のロゴを添えるのも効果的です。

  • [Your Name]
  • [あなたの名前]
  • [Job Title] | [Company Name]
  • [役職] | [会社名]
  • [Phone Number] | [Email Address]
  • [電話番号] | [メールアドレス]

以上、英語メールで初めての相手に好印象を与える20のコツをご紹介しました。これらを実践すれば、あなたも自信を持って英語メールが書けるようになるはずです。

初めての相手とのコミュニケーションは、ビジネスチャンスの扉を開く鍵となる。

適切な英語メールは、信頼関係の第一歩を築く上で欠かせない。

英語メールライティングのスキルを磨くことで、グローバルビジネスの場であなたの存在感が増すことでしょう。

【英語メールで初めての相手に好印象を与える表現例】

状況英語表現日本語訳
件名Introduction from [Your Name] at [Company Name][Company Name]の[Your Name]です。はじめまして。
挨拶Dear [Name],[Name]様
自己紹介My name is [Your Name], and I am a [job title] at [Company Name].私は[Company Name]の[job title]、[Your Name]と申します。
相手の時間を尊重I understand that you have a busy schedule, so I will keep this brief.お忙しい中恐縮ですが、手短にご説明させていただきます。
丁寧な語調I would greatly appreciate it if you could……していただけますと幸いです。
アクションの提案Please let me know if you have any questions or would like to schedule a call to discuss further.ご質問やご相談がございましたら、お気軽にお知らせください。
締めの挨拶とお礼Thank you for your time and consideration.お忙しい中、ご確認いただきありがとうございます。
返信メールへの対応Thank you for your prompt response.迅速なご返信ありがとうございます。
社内メールI hope this email finds you well.ご連絡が届いておりますことを願っております。
カジュアルな表現Hi [First Name],やあ、[名]。
自己紹介(簡潔)I am a [job title] at [Company Name], responsible for [key responsibilities].私は[Company Name]の[job title]で、[key responsibilities]を担当しています。
共通点I noticed that you also attended [University Name]. I graduated from there in [Year].あなたも[University Name]の出身だとお見受けしました。私は[Year]年に卒業しました。
相手の業績を称賛I read your article on [topic] in [publication]. It provided great insights into [key takeaway].[publication]であなたの[topic]に関する記事を拝見しました。[key takeaway]について示唆に富んだ内容でした。
参考資料の添付Please find attached a brief overview of our services for your reference.参考までに、当社のサービス概要を添付しております。
フォローアップI wanted to follow up on my previous email regarding [topic]. Please let me know if you have any updates or require further information.[topic]に関して先日お送りしたメールのフォローアップです。進捗がございましたらお知らせください。また、追加情報が必要な場合もお申し付けください。
相手の立場に立つI believe our solution could help your team achieve [specific goal] more efficiently.私どものソリューションは、御社のチームが[specific goal]をより効率的に達成するのに役立つと考えております。
期限の明確化If possible, please provide your feedback by [date] so that we can proceed with the next steps in a timely manner.可能であれば、[date]までにご意見をお聞かせください。それにより、次のステップにタイムリーに進むことができます。
丁寧な口調のキープOnce again, thank you for considering our proposal. Please do not hesitate to contact me if you have any further questions.改めて、私どもの提案をご検討いただきありがとうございます。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
件名(要点)Meeting Request: Discussing Collaboration Opportunities会議のご依頼:協業
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