ビジネス英語での不在通知：適切な表現と例文

※本サイトは一部アフィリエイト広告が含まれております。

ビジネスシーンにおいて、会議や打ち合わせなどの不在時には、適切に不在通知を行うことが重要です。特に、グローバル化が進む現代のビジネス環境では、英語での不在通知が必要になることも多くあります。本記事では、ビジネス英語での不在通知について、適切な表現や例文を交えて詳しく解説します。休暇連絡や1日だけの不在通知、祝日の不在通知など、様々なシーンに対応した英語表現を学ぶことで、円滑なコミュニケーションを図ることができるでしょう。

1日だけの不在通知の英語表現
午後の不在通知の英語表現
休暇連絡の英語表現（ビジネスメール）
祝日の不在通知の英語表現
不在通知メールの件名例
まとめ

1日だけの不在通知の英語表現

1日だけの不在を通知する際は、以下のような英語表現が使えます。

I will be out of the office today.（本日は不在です。）

シンプルで基本的な不在通知の表現です。
例：I will be out of the office today attending a conference. If you need immediate assistance, please contact my colleague John at john@company.com.（本日は会議に出席するため不在です。緊急の場合は、同僚のジョン（john@company.com）までご連絡ください。）

I will be away from the office today.（本日はオフィスを離れています。）

“out of the office”と同様の意味で使われる表現です。
例：I will be away from the office today for a personal matter. I will respond to your email as soon as I return.（本日は個人的な用事のためオフィスを離れています。戻り次第、メールにお返事いたします。）

I am currently out of the office and will return tomorrow.（現在オフィスを離れており、明日戻ります。）

現在の不在状況と、いつ戻るかを伝える表現です。
例：I am currently out of the office for a client meeting and will return tomorrow. Please expect a delayed response to your inquiry.（現在、クライアントとの会議のためオフィスを離れており、明日戻ります。お問い合わせへの返信が遅れることをご了承ください。）

これらの表現を使い分けることで、1日の不在を正確に伝えることができます。

午後の不在通知の英語表現

午後のみ不在の場合、以下のような英語表現が適しています。

I will be out of the office this afternoon.（本日午後は不在にしております。）

午後の不在を明確に伝える表現です。
例：I will be out of the office this afternoon for a doctor’s appointment. I will be back in the office tomorrow morning.（本日午後は医者の予約のため不在にしております。明日の朝にはオフィスに戻ります。）

I will be away from my desk this afternoon.（本日午後は席を離れています。）

午後に自分の席を離れることを伝える表現です。
例：I will be away from my desk this afternoon attending a training session. If you need immediate assistance, please contact the reception desk at extension 100.（本日午後は研修セッションに参加するため、席を離れています。緊急の場合は、内線100番の受付までご連絡ください。）

I will be unavailable this afternoon.（本日午後はご連絡を取ることができません。）

午後に連絡が取れない状態であることを伝える表現です。
例：I will be unavailable this afternoon due to a series of meetings. Please leave a message, and I will get back to you as soon as possible.（本日午後は一連の会議のため、ご連絡を取ることができません。メッセージを残していただければ、できるだけ早く折り返しご連絡いたします。）

これらの表現を使うことで、午後の不在をわかりやすく伝えることができます。

休暇連絡の英語表現（ビジネスメール）

休暇を取得する際は、あらかじめ上司や同僚に連絡をしておくことが大切です。以下は、休暇連絡のビジネスメールの例文です。

Subject: Vacation Notice - [Your Name]

Dear [Recipient's Name],

I hope this email finds you well. I am writing to inform you that I will be taking a vacation from [start date] to [end date]. During this time, I will have limited access to email and will not be available for work-related tasks.

If you need assistance while I am away, please contact [colleague's name] at [colleague's email address]. They will be happy to help you with any urgent matters.

I will be sure to follow up on any outstanding items upon my return to the office on [return date]. If you have any questions or concerns before then, please let me know.

Thank you for your understanding.

Best regards,
[Your Name]

この例文では、休暇の期間、連絡が取りづらいこと、代理の連絡先、休暇明けの対応について触れています。状況に応じて、内容を調整してください。

祝日の不在通知の英語表現

祝日で会社が休みの場合、以下のような不在通知の英語表現が使えます。

Our office will be closed on [holiday name] in observance of the holiday.（[祝日名]は祝日のため、オフィスは休業いたします。）

祝日でオフィスが休業することを伝える表現です。
例：Our office will be closed on Independence Day, July 4th, in observance of the holiday. We will reopen on July 5th.（独立記念日の7月4日は祝日のため、オフィスは休業いたします。7月5日より通常営業いたします。）

Please note that our office will be closed on [holiday name].（[祝日名]は当社の休業日となりますので、ご了承ください。）

祝日が休業日であることを伝える表現です。
例：Please note that our office will be closed on Memorial Day, Monday, May 31st. If you have any urgent inquiries, please leave a message, and we will respond promptly when we return on Tuesday, June 1st.（5月31日（月）のメモリアルデーは当社の休業日となりますので、ご了承ください。緊急のお問い合わせは、メッセージを残していただければ、6月1日（火）に戻り次第、迅速にご対応いたします。）

これらの表現を使うことで、祝日の不在をビジネスパートナーに明確に伝えることができます。

不在通知メールの件名例

不在通知メールを送る際は、件名を明確かつ簡潔に書くことが重要です。以下は、不在通知メールの件名例です。

Out of Office – [Date]（不在のお知らせ – [日付]）

例：Out of Office – June 15th, 2023（不在のお知らせ – 2023年6月15日）

Vacation Notice – [Your Name]（休暇のお知らせ – [あなたの名前]）

例：Vacation Notice – John Smith（休暇のお知らせ – ジョン・スミス）

Office Closed – [Holiday Name]（オフィス休業 – [祝日名]）

例：Office Closed – Labor Day（オフィス休業 – レイバーデー）

Away from the Office – [Date]（外出 – [日付]）

例：Away from the Office – June 20th, 2023（外出 – 2023年6月20日）

これらの件名例を参考に、受信者が一目で内容を理解できる件名を選びましょう。

まとめ

ビジネス英語での不在通知は、適切な表現を使い、明確に情報を伝えることが大切です。本記事で紹介した、1日だけの不在通知や午後の不在通知、休暇連絡、祝日の不在通知の英語表現を参考に、状況に応じた不在通知を行いましょう。

また、不在通知メールの件名は、受信者が一目で内容を理解できるよう、簡潔で明確な表現を選ぶことが重要です。

ビジネス英語での不在通知を適切に行うことで、円滑なコミュニケーションを図り、ビジネスパートナーとの信頼関係を維持することができるでしょう。日頃から、英語表現の習得に努め、グローバルなビジネスシーンで活躍できる語学力を身につけていきましょう。

【コラム】不在通知メールを送る際の注意点

不在通知メールを送る際は、以下のような点に注意しましょう。

適切なタイミングで送信する

不在通知は、できるだけ早めに送信することが大切です。特に、長期の休暇や出張の場合は、十分な時間的余裕を持って連絡しましょう。

代理の連絡先を明記する

不在中の緊急連絡先として、代理の担当者の名前とメールアドレスを明記しておくと良いでしょう。

不在期間を明確に伝える

不在期間の開始日と終了日を明確に伝えることで、相手に予定を立てやすくなります。

自動返信機能を設定する

メールソフトの自動返信機能を使って、受信者に不在通知が自動で送信されるように設定しておくと便利です。

社内の関係者にも連絡する

社内の上司や同僚にも、不在通知を送信しておくことが大切です。

これらの点に注意して、不在通知メールを送信することで、スムーズなコミュニケーションを図ることができるでしょう。

【例文】本日お休みをいただいております（英語メール）

Subject: Out of Office - [Date]

Dear [Recipient's Name],

I hope this email finds you well. I am writing to inform you that I will be out of the office today, [date], taking a personal day off. I will return to the office tomorrow, [date].

If you have any urgent matters that require immediate attention, please contact my colleague, [colleague's name], at [colleague's email address]. They will be happy to assist you in my absence.

I apologize for any inconvenience this may cause and appreciate your understanding. I will respond to your email as soon as I return to the office.

Best regards,
[Your Name]

【不在通知の英語表現一覧】

シーン	英語表現
1日の不在	– I will be out of the office today. – I will be away from the office today. – I am currently out of the office and will return tomorrow.
午後の不在	– I will be out of the office this afternoon. – I will be away from my desk this afternoon. – I will be unavailable this afternoon.
休暇連絡	– I will be taking a vacation from [start date] to [end date]. – I will be on leave from [start date] to [end date]. – I will be out of the office for [duration] starting from [start date].
祝日の不在	– Our office will be closed on [holiday name] in observance of the holiday. – Please note that our office will be closed on [holiday name].